Hướng dẫn xây dựng và áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa
Trong bối cảnh yêu cầu về minh bạch thông tin, bảo đảm chất lượng và nâng cao niềm tin của người tiêu dùng ngày càng được quan tâm, việc xây dựng và áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hệ thống này giúp theo dõi thông tin sản phẩm qua từng công đoạn, từ nguyên liệu đầu vào đến quá trình sản xuất, lưu thông và phân phối; đồng thời hỗ trợ cơ sở sản xuất, kinh doanh quản lý chất lượng, xác định nguyên nhân khi phát sinh sự cố và thực hiện thu hồi sản phẩm khi cần thiết.
Để triển khai hiệu quả, các doanh nghiệp, hợp tác xã và cơ sở sản xuất, kinh doanh (sau đây viết tắt là đơn vị) cần xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc phù hợp với đặc điểm sản phẩm, quy trình sản xuất và chuỗi cung ứng của mình.
Ông Phạm Văn Quân - Đại diện Văn phòng phía Nam, Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc gia, thuộc Uỷ ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia tập huấn truy xuất nguồn gốc cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phía Tây tỉnh Quảng Ngãi – tháng 8/2026
Căn cứ pháp lý về truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa được thực hiện trên cơ sở các văn bản sau:
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 78/2025/QH15.
- Nghị định số 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
- Nghị định số 372/2026/NĐ-CP ngày 29/9/2026 của Chính phủ quy định về hoạt động định danh, xác thực, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa.
- Quyết định số 100/QĐ-TTg ngày 19/01/2019 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án triển khai, áp dụng và quản lý hệ thống truy xuất nguồn gốc.
- Thông tư số 02/2024/TT-BKHCN ngày 28/3/2024 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa.
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12850:2019 về truy xuất nguồn gốc – yêu cầu chung đối với hệ thống truy xuất nguồn gốc.
Các đơn vị cần nghiên cứu, áp dụng các quy định có liên quan phù hợp với loại sản phẩm, hàng hóa và phạm vi hoạt động của mình.
Các bước xây dựng và áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc
Bước 1. Khảo sát và xác định phạm vi truy xuất
Trước tiên, cơ sở cần xác định sản phẩm, nhóm sản phẩm hoặc chuỗi cung ứng sẽ áp dụng truy xuất nguồn gốc. Đồng thời, cần xác định các chủ thể tham gia như cơ sở sản xuất, hộ trồng trọt, hợp tác xã, đơn vị sơ chế, đóng gói, vận chuyển và phân phối.
Việc khảo sát cần làm rõ quy trình sản xuất hiện có, hồ sơ chất lượng, phương thức quản lý nguyên liệu và những khó khăn trong thu thập, quản lý dữ liệu.
Kết quả của bước này là báo cáo khảo sát, sơ đồ chuỗi cung ứng và xác định phạm vi hệ thống truy xuất nguồn gốc.
Bước 2. Xây dựng quy trình truy xuất nguồn gốc
Cơ sở cần thiết lập quy trình truy xuất theo từng công đoạn, từ đầu vào đến đầu ra; xác định rõ những thời điểm cần ghi nhận dữ liệu, người chịu trách nhiệm và cách thức liên kết hồ sơ giữa các công đoạn.
Ví dụ, đối với sản phẩm nông nghiệp, quy trình có thể được xác định theo chuỗi: vùng trồng → thu hoạch → sơ chế → đóng gói → vận chuyển → phân phối.
Quy trình cần bảo đảm có thể truy xuất ngược về nguồn nguyên liệu và truy xuất xuôi đến nơi tiếp nhận sản phẩm. Trách nhiệm cung cấp, cập nhật và quản lý thông tin của từng bên tham gia cũng cần được quy định rõ ràng.
Sản phẩm đầu ra của bước này là quy trình truy xuất nguồn gốc, sơ đồ luồng dữ liệu và quy định trách nhiệm của các bên liên quan.
Bước 3. Chuẩn hóa dữ liệu và mã truy xuất
Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm thông tin được ghi nhận thống nhất, đầy đủ và có khả năng liên kết giữa các công đoạn.
Cơ sở cần thực hiện các nội dung sau:
- Xây dựng danh mục sản phẩm, cơ sở sản xuất, địa điểm và các lô sản xuất.
- Quy định mã nhận diện sản phẩm, lô sản phẩm và địa điểm phù hợp.
- Thiết lập biểu mẫu ghi nhận dữ liệu, hồ sơ nguyên liệu, nhật ký sản xuất, thông tin kiểm tra chất lượng và giao nhận.
- Xác định rõ thông tin được công khai cho người tiêu dùng và thông tin chỉ cung cấp cho cơ quan quản lý hoặc các bên có thẩm quyền.
Dữ liệu được chuẩn hóa sẽ giúp hạn chế sai lệch thông tin, thuận lợi cho việc quản lý, đối chiếu và truy xuất khi cần thiết.
Kết quả cần đạt là bộ dữ liệu chuẩn, quy tắc mã hóa và hệ thống biểu mẫu ghi chép thống nhất.
Bước 4. Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp
Sau khi xác định quy trình và chuẩn hóa dữ liệu, cơ sở lựa chọn giải pháp công nghệ để quản lý hệ thống truy xuất nguồn gốc. Các giải pháp có thể bao gồm phần mềm quản lý truy xuất nguồn gốc, nền tảng trực tuyến hoặc công nghệ phù hợp khác.
Khi lựa chọn, cần đánh giá khả năng lưu trữ, cập nhật, kiểm soát dữ liệu, kết nối và chia sẻ thông tin của giải pháp; đồng thời bảo đảm phù hợp với quy mô, điều kiện thực tế và nhu cầu quản lý của cơ sở.
Lưu ý: Mã QR chỉ là phương tiện để truy cập dữ liệu, không phải toàn bộ hệ thống truy xuất nguồn gốc. Việc in mã QR trên bao bì chỉ thực sự có ý nghĩa khi mã được liên kết với dữ liệu đầy đủ, chính xác và có thể kiểm tra, xác minh.
Kết quả của bước này là phần mềm hoặc công cụ quản lý, cơ sở dữ liệu và mã truy xuất được thiết lập.
Bước 5. Vận hành thử và đánh giá hệ thống
Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, cơ sở cần vận hành thử hệ thống với dữ liệu thực tế của một số lô sản phẩm để đánh giá khả năng hoạt động.
Các nội dung cần kiểm tra gồm:
- Khả năng truy xuất ngược về nguồn nguyên liệu và truy xuất xuôi đến nơi nhận hàng.
- Tính đầy đủ, chính xác và nhất quán của thông tin giữa các công đoạn.
- Khả năng cập nhật, kết nối và tra cứu dữ liệu.
- Những sai sót phát sinh trong quá trình sử dụng và biện pháp khắc phục.
Trong quá trình thử nghiệm, cần hướng dẫn người sử dụng thực hiện đúng quy trình, hoàn thiện các điểm chưa phù hợp trước khi áp dụng chính thức.
Kết quả cần có là biên bản đánh giá thử nghiệm, danh sách lỗi và phương án khắc phục.
Bước 6. Áp dụng chính thức và duy trì hệ thống
Khi hệ thống đáp ứng yêu cầu, đơn vị tổ chức áp dụng chính thức; ban hành quy trình nội bộ và phân công người quản trị dữ liệu. Đồng thời, cần quy định thời điểm cập nhật thông tin, việc lưu giữ hồ sơ, xử lý khiếu nại, thu hồi sản phẩm và rà soát hệ thống định kỳ.
Việc duy trì phải gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế, bảo đảm dữ liệu được cập nhật thường xuyên và phản ánh đúng quá trình hình thành, lưu thông của sản phẩm.
Đặc biệt, cần định kỳ kiểm tra khả năng truy xuất trên thực tế, không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sản phẩm có mã QR trên bao bì hay không.
Kết quả đầu ra là hệ thống truy xuất nguồn gốc vận hành chính thức, hồ sơ áp dụng và báo cáo đánh giá định kỳ. Việc chia sẻ, kết nối với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia được thực hiện theo quy định có liên quan.
Những thông tin tối thiểu cần lưu trữ trên hệ thống truy xuất nguồn gốc
Để bảo đảm khả năng theo dõi và truy xuất thông tin sản phẩm, hàng hóa, hệ thống cần lưu trữ tối thiểu các 10 trường thông tin sau:
- Tên sản phẩm, hàng hóa.
- Hình ảnh sản phẩm, hàng hóa.
- Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Các công đoạn trong quá trình sản xuất, kinh doanh, bao gồm tối thiểu mã truy vết sản phẩm, mã truy vết địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện truy xuất nguồn gốc của từng công đoạn.
- Thời gian sản xuất, kinh doanh, thể hiện thời gian các sự kiện truy xuất nguồn gốc diễn ra.
- Mã truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa.
- Thương hiệu, nhãn hiệu, mã ký hiệu, số sê-ri sản phẩm (nếu có).
- Thời hạn sử dụng của sản phẩm, hàng hóa (nếu có).
- Các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực và tiêu chuẩn cơ sở được áp dụng.
Việc ghi nhận đầy đủ các thông tin này giúp hình thành hồ sơ truy xuất có tính liên kết, phục vụ công tác quản lý chất lượng, kiểm tra thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu thông sản phẩm.
Thông tin tối thiểu cần chia sẻ với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc quốc gia và người tiêu dùng
Bên cạnh việc lưu trữ dữ liệu trong hệ thống, cơ sở cần xác định các thông tin được chia sẻ với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia và người tiêu dùng. Theo nội dung hướng dẫn, các thông tin tối thiểu gồm:
- Tên sản phẩm, hàng hóa.
- Hình ảnh sản phẩm, hàng hóa.
- Tên đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Địa chỉ đơn vị sản xuất, kinh doanh.
- Thời gian sản xuất, kinh doanh, thể hiện thời gian các sự kiện truy xuất nguồn gốc diễn ra.
- Thời hạn sử dụng của sản phẩm, hàng hóa (nếu có).
- Thương hiệu, nhãn hiệu, mã ký hiệu, số sê-ri sản phẩm (nếu có).
Việc chia sẻ thông tin cần bảo đảm tính chính xác, nhất quán và phù hợp với phạm vi công khai. Đơn vị cần phân biệt rõ thông tin cung cấp cho người tiêu dùng với dữ liệu phục vụ quản lý nội bộ hoặc cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền.
Một số lưu ý để hệ thống truy xuất nguồn gốc phát huy hiệu quả
Để hệ thống truy xuất nguồn gốc thực sự hỗ trợ quản lý chất lượng và nâng cao giá trị sản phẩm, các tổ chức, cá nhân cần chú trọng một số vấn đề sau:
Thứ nhất, xây dựng hệ thống phù hợp với thực tế sản xuất, kinh doanh. Phạm vi truy xuất, quy trình và giải pháp công nghệ cần được lựa chọn dựa trên đặc điểm sản phẩm, quy mô hoạt động và chuỗi cung ứng, tránh triển khai hình thức hoặc gây khó khăn trong vận hành.
Thứ hai, bảo đảm dữ liệu đầy đủ, chính xác và được cập nhật kịp thời. Chất lượng của hệ thống phụ thuộc trực tiếp vào dữ liệu được ghi nhận tại từng công đoạn. Vì vậy, cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị tham gia.
Thứ ba, chú trọng khả năng truy xuất thực tế. Cơ sở cần thường xuyên kiểm tra khả năng truy xuất ngược và truy xuất xuôi đối với các lô sản phẩm, kịp thời phát hiện và khắc phục những điểm chưa phù hợp.
Thứ tư, kết hợp truy xuất nguồn gốc với quản lý chất lượng. Thông tin về nguyên liệu, quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và các tiêu chuẩn áp dụng cần được quản lý, liên kết phù hợp để hỗ trợ kiểm soát chất lượng sản phẩm, hàng hóa.
Thứ năm, thực hiện chia sẻ thông tin theo quy định. Cơ sở cần xác định rõ dữ liệu được công khai, dữ liệu phục vụ quản lý và trách nhiệm cung cấp thông tin cho các bên liên quan.
Xây dựng và áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc không chỉ là việc sử dụng công nghệ để hiển thị thông tin sản phẩm, mà còn là quá trình tổ chức, chuẩn hóa và quản lý dữ liệu xuyên suốt chuỗi sản xuất, kinh doanh. Khi được triển khai đúng cách, hệ thống giúp các đơn vị sản xuất, kinh doanh kiểm soát tốt hơn nguồn nguyên liệu, theo dõi quá trình hình thành sản phẩm, hỗ trợ xử lý khiếu nại và thu hồi khi cần thiết; đồng thời góp phần minh bạch thông tin, củng cố niềm tin của người tiêu dùng và nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường
